Cos'è il Documento Programmatico sulla sicurezza dei dati?

Il Codice sulla Privacy (D.Lgs 196/2003) impone una serie obblighi a carico delle attività che trattano dati personali in formato elettronico.

Per uscire dal "legalese" si tratta semplicemente dell'uso per la propria attività (azienda, studio professionale ecc…) di computer per archiviare dati, tenere la contabilità, utilizzare Internet ecc…

Gli obblighi prescritti sono volti a proteggere l'integrità e l'uso dei dati di persone con cui si può venire a contatto e sono più o meno stringenti a seconda se abbiamo a che fare con semplici dati personali (nome, cognome, telefono ecc…) oppure veri e propri dati sensibili (riguardanti ad es. stato di salute, opinioni politico-religiose, preferenze sessuali ecc…).

Per la maggior parte si tratta di misure di buon senso come l'adozione di anti-virus, effettuazione di backup periodici, adozione di password di protezione ecc…
Tra questi obblighi però, in molti casi, c'è anche quello di redigere un documento annuale che attesta il corretto trattamento effettuato. Il Documento Programmatico sulla sicurezza dei dati, o DPS.

Il DPS

Il DPS è un documento che ricorda da vicino i documenti prodotti per la certificazione di qualità, ed in effetti è proprio la certificazione del corretto comportamento dell'azienda o del professionista nel trattamento dei dati personali.

Esistono dei veri e propri programmi che dichiarano di produrre automaticamente il DPS, in realtà questo Documento deve essere redatto e validato da un professionista del settore che unisca competenze legali a quelle informatiche. Ogni situazione è diversa dall'altra e avere un cattivo DPS in caso di un controllo può essere molto rischioso.

A chi va inviato il DPS?

Il DPS deve essere redatto entro il 31 Marzo di ogni anno e non deve essere inviato a nessuno, deve essere tenuto a disposizione di eventuali controlli che possono essere effettuati dal Garante della Privacy (in genere su segnalazione) o dalla Guardia di Finanza, anche in occasione di altri accertamenti.

Le società che redigono il bilancio devono poi riportare l'avvenuta redazione del DPS nella relazione accompagnatoria al bilancio stesso.